Privacy- en cookieverklaring
Informatie over uw persoonsgegevens, uw rechten en het gebruik van cookies op deze website.
Versie 1.2 · Bijgewerkt op 8 november 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Gilde der Vrije Pijnders van Dendermonde vzw (hierna: “de Gilde” of “wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en het ledenportaal.
Grote Markt 1, 9200 Dendermonde, BelgiëOndernemingsnummer: 0444.397.283
E-mail: info@pijnders.be
Deze verklaring beschrijft de verwerking in het kader van de website. Voor eventuele andere activiteiten, zoals een bestelling via een extern formulier, kan aanvullende privacyinformatie van toepassing zijn.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken gegevens die u zelf meedeelt, gegevens die het bestuur voor uw ledenaccount verstrekt en technische gegevens die bij het gebruik van de website ontstaan. Openbare informatie over de Gilde kan afkomstig zijn van leden, bestuursleden of het verenigingsarchief.
| Verwerking | Gegevens en doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Contact opnemen | Naam, e-mailadres, bericht en eventuele bijlagen om uw vraag te beantwoorden en op te volgen. | Ons gerechtvaardigd belang om vragen en correspondentie te behandelen (artikel 6.1.f AVG). |
| Ledenportaal | Naam, e-mailadres, accountrol, toegangsstatus en beveiligde aanmeldgegevens voor toegang, accountbeheer en wachtwoordherstel. Het bestuur maakt de accounts aan. | Ons gerechtvaardigd belang om de interne werking en beveiligde informatie-uitwisseling van de vereniging te organiseren (artikel 6.1.f AVG). |
| Website en verenigingsinformatie | Namen, functies, foto's en informatie in publicaties over de Gilde. Binnen het portaal kunnen documenten en agendapunten persoonsgegevens bevatten. | Ons gerechtvaardigd belang om over de vereniging te informeren en haar werking te documenteren (artikel 6.1.f AVG). Waar toestemming vereist is, is artikel 6.1.a AVG van toepassing. |
| Werking en beveiliging | IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsergegevens en technische fout- of aanmeldgegevens om de website te leveren, misbruik tegen te gaan en storingen te onderzoeken. | Ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en beveiligde website (artikel 6.1.f AVG). |
| Interne portaalstatistieken | Aantallen actieve accounts, bezoeken, documentdownloads, geopende agendadetails en agenda-exports. Voor de telling van actieve accounts gebruiken wij een gepseudonimiseerde code die per week of maand verschilt. | Ons gerechtvaardigd belang om het gebruik van onze ledeninformatie te beoordelen en te verbeteren, met beperkte gegevens en samengevoegde rapporten (artikel 6.1.f AVG). |
| Google Analytics 4 | Een cookie-ID, bezochte openbare pagina's, bezoekbronnen en technische browsergegevens, uitsluitend om het gebruik van de openbare website te analyseren. | Uw voorafgaande toestemming (artikel 6.1.a AVG). U kunt weigeren en uw toestemming steeds intrekken. |
Een naam en e-mailadres zijn nodig om een ledenaccount te kunnen gebruiken. Voor het contactformulier hebben wij de aangeduide velden nodig om uw bericht te behandelen. Analytische cookies zijn vrijwillig en hebben geen invloed op uw toegang tot de website of het portaal.
De portaalstatistieken bevatten geen opgeslagen IP-adressen, e-mailadressen of individuele activiteitenlijsten. Gepseudonimiseerde codes zijn geen volledig anonieme gegevens. Het bestuur ziet totalen en populaire onderdelen. Wij nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
3. Met wie delen wij gegevens?
Alleen bevoegde bestuursleden en personen die ondersteuning bieden, krijgen toegang voor zover hun taak dat vereist. Leden kunnen informatie bekijken die voor hen in het portaal beschikbaar is gesteld. Openbare publicaties zijn voor alle websitebezoekers toegankelijk.
- Netlify: hosting, technische infrastructuur, verwerking van contactformulieren en opslag van portaalgegevens en documenten. Zie het Netlify Trust Center.
- one.com: e-mailhosting en verzending van functionele berichten, bijvoorbeeld voor wachtwoordherstel. Zie de verwerkersvoorwaarden van one.com.
- Google Ireland Limited en Google LLC: Google Analytics, alleen na toestemming. Het ledenportaal en beheer worden niet met Google Analytics gemeten. Wij sturen geen namen, e-mailadressen, documenttitels, privélinks, zoekteksten of herstelcodes naar deze dienst. Zie gegevensbescherming bij Google Analytics.
- Adobe Fonts: levering van de lettertypen op deze website. Daarbij ontvangt Adobe technische gegevens, waaronder het IP-adres dat nodig is om de lettertypen te leveren. Volgens Adobe plaatst de webfontdienst hiervoor geen cookies en slaat zij het IP-adres niet op. Zie de privacyinformatie over Adobe Fonts.
Op de pagina Pijndersfeesten kunt u een video op deze website afspelen. De YouTube-speler wordt pas geladen wanneer u op “Video afspelen” klikt. U kunt video’s ook rechtstreeks op YouTube openen. Vanaf het laden van de speler of het openen van YouTube verwerkt Google gegevens volgens het privacybeleid van Google. Links naar Facebook, Trooper of een extern bestelformulier brengen u naar een andere website met eigen privacyinformatie.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. De toepasselijke verwerkersafspraken en doorgiftewaarborgen moeten die verwerking dekken. Google beschrijft zijn deelname aan het EU–US Data Privacy Framework en het gebruik van standaardcontractbepalingen in zijn informatie over internationale doorgiften. Voor de andere dienstverleners vindt u informatie via de bovenstaande links. U kunt ons om nadere informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen via info@pijnders.be.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens meedelen wanneer een bevoegde instantie daar rechtsgeldig om verzoekt of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
4. Hoelang bewaren wij gegevens?
Wij hanteren in beginsel een bewaartermijn van twee jaar. Dit geeft het bestuur ruimte voor een jaarlijkse evaluatie en vergelijking. De termijn begint op het hieronder vermelde moment. Voor cookies en GA4 gelden afzonderlijke termijnen.
| Gegevens | Termijn of beoordelingsmoment |
|---|---|
| Contactberichten | Maximaal 24 maanden na afhandeling. Het bestuur beoordeelt en verwijdert deze berichten. Langere bewaring kan nodig zijn voor een concreet geschil of een wettelijke verplichting; die uitzondering moet afzonderlijk worden onderbouwd. |
| Ledenaccounts | Zolang toegang nodig is; daarna maximaal 24 maanden na het definitieve einde van de toegang. Het bestuur beoordeelt en verwijdert deze accounts. Een tijdelijke deactivering is niet automatisch het einde van het lidmaatschap. |
| Interne portaalstatistieken | Maximaal 24 kalendermaanden: de lopende maand en de 23 voorgaande maanden. Een automatische maandelijkse taak verwijdert oudere tellingen en gepseudonimiseerde codes. |
| Documenten, foto's en verenigingsarchief | In beginsel 24 maanden vanaf de datum van het document, evenement of de publicatie. Het bestuur beoordeelt jaarlijks welke stukken daarna verwijderd moeten worden. Langere bewaring gebeurt alleen voor een wettelijke verplichting, een aantoonbaar actueel verenigingsdoel of een afzonderlijk onderbouwd historisch doel, met passende toegangsbeperking. Archiveren geeft geen onbeperkt recht op bewaring of openbare publicatie. |
| GA4-gebeurtenis- en gebruikersgegevens | Ingesteld: 14 maanden. De termijn voor gebruikersgegevens wordt bij nieuwe activiteit opnieuw gestart. Samengevoegde standaardrapporten vallen niet onder deze detailtermijn en kunnen langer beschikbaar blijven. |
| Cookies en lokale voorkeuren | Zie de concrete termijnen in de cookieverklaring hieronder. |
Het deactiveren van een account of archiveren van een document verwijdert de gegevens niet. De automatische opschoning betreft uitsluitend portaalstatistieken; accounts, contactberichten en archiefstukken worden door het bestuur beheerd. Technische logs en reservekopieën volgen de afzonderlijke termijnen van de betrokken dienstverlener; u kunt hierover nadere informatie opvragen via info@pijnders.be.
5. Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke wettelijke voorwaarden heeft u recht op:
- Inzage in uw persoonsgegevens en informatie over de verwerking.
- Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Gegevenswissing wanneer er geen geldige reden meer is om uw gegevens te bewaren.
- Beperking van de verwerking in de wettelijk bepaalde gevallen.
- Overdraagbaarheid van gegevens die u zelf verstrekte, wanneer de verwerking geautomatiseerd gebeurt en op toestemming of een overeenkomst berust.
- Bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, wegens uw specifieke situatie. Dit geldt ook voor de interne portaalstatistieken.
- Intrekking van toestemming op elk moment. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking op basis van die toestemming.
Stuur uw verzoek naar info@pijnders.be. Wij antwoorden in principe binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daarover binnen de eerste maand. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij aanvullende, evenredige informatie vragen. Stuur niet ongevraagd een kopie van uw identiteitskaart.
Een klacht indienen
U kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be. U hoeft niet eerst een verzoek aan ons te richten.
7. Wijzigingen
Bij wijzigingen in de website of gegevensverwerking passen wij deze verklaring aan. Bovenaan vindt u de versie en wijzigingsdatum. Voor nieuwe doeleinden waarvoor toestemming nodig is, vragen wij opnieuw uw toestemming.